Допълнителни условия за функционалност iCard Payroll

1. Правоотношение и функционалност

1.1 Настоящите Допълнителни Условия се сключват между Клиента (наричан за краткост „Вие“) от една страна и „Айкарт“ АД, със седалище и адрес на управление: Република България, гр. Варна, п.к. 9009, Бизнес Парк Варна № Б1, , ЕИК 175325806, дружество за електронни пари, лицензирано съгласно Закона за платежните услуги и платежните системи (имплементиращ Втора Директива за платежните услуги (ЕС) 2015/2366 и Директивата 2009/110/ЕО за електронни пари), с Решение № 74/21.07.2014 г., под надзора на Българска народна банка, паспортизирано да предоставя директно всички свои платежни услуги и да разпространява електронни пари във всички държави членки на Европейската икономическа зона (ЕИЗ), пълноправен член на Mastercard, VISA (наричано за краткост „Ние“ или „iCard“ или „Финансовата институция“).

„iCard Payroll“ е онлайн услуга, предоставяна от iCard, която е насочена към бизнес клиентите на iCard, поддържащи активна iCard бизнес сметка, представляваща допълнителна функционалност на iCard бизнес сметка и чието предназначение е изплащането на възнаграждения на техните служители.

„Служител“ е физическо лице, с което Вие сте сключили трудов договор и сте наели за извършване на работа.

Настоящите Допълнителни Условия регулират единствено използването на iCard Payroll, предлагана от iCard. Всякакви въпроси, свързани с електронни пари, платежни услуги и други свързани услуги, са предмет на отделни Договори.

За целите на настоящите Допълнителни Условия всички Дефиниции, използвани тук, ще имат същото значение като Дефинициите, използвани в Договора за iCard бизнес сметка, Договора за iCard бизнес карта, респективно Договора за iCard персонална сметка (Договор за iCard Digital Wallet) („Договорите“).

1.2 Кратко описание на някои от по – важните дефиниции:

„iCard бизнес сметка“ или „Бизнес сметка“ представлява сметка за електронни пари, предоставяна от iCard, за професионалните Ви нужди. Правилата за използване на iCard бизнес сметката се уреждат в Договора за iCard бизнес сметка.

„iCard персонална сметка“ е сметка за електронни пари, предоставяна от iCard, на Вашите Служители за техните лични нужди като част от услугата iCard Digital Wallet. Правилата за използване на iCard персонална сметка се уреждат в Договора за iCard персонална сметка (Договор за iCard Digital Wallet).

„iCard Карта“ или „Карта“ представлява платежен инструмент, предоставен от iCard, носещ логото на Картова организация и използван за плащания на ПОС терминално устройство или в интернет и за теглене на пари в брой на ATM. iCard Картата е физическа карта (пластика), базирана на ЧИП и ПИН, ембосирана с имената на Картодържателя и носеща логото на Картовите Организации. Използването на iCard Картата се урежда с отделен Договор.

1.3 Настоящите Допълнителни Условия влизат в сила от датата нa тяхното приемане от Вас („дата на влизане в сила“). Натискайки бутон „Приемам“ или „Съгласявам се“ или друг подобен бутон, където тази възможност е направена достъпна за Вас на Уебсайта или Мобилното приложение, Вие приемате това действие и тези изявления за Ваш електронен подпис съгласно РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 910/2014 и изразявате своето съгласие с настоящите Допълнителни Условия, като с извършването на тези действия се счита, че е създаден електронен документ и тези Допълнителни Условия са надлежно подписани от Вас.

2. Условия за допустимост за iCard Payroll. Функционалност.

2.1 Като допълнителна функционалност iCard Payroll е достъпна за бизнес клиентите на iCard, които са се регистрирали на iCard бизнес платформата и са преминали успешно през процедурите по идентификация и верификация, съобразно нашите вътрешни правила във връзка с прилагането на мерките срещу изпиране на пари и финансиране на тероризма, и в резултат на това са открили iCard бизнес сметка преди да изявяват желание да се ползват от iCard Payroll.

2.2 В случай че вече имате право да използвате платежните услуги на iCard съгласно Договора за iCard бизнес сметка, можете да се регистрирате за iCard Payroll, достъпна на iCard бизнес платформата като следвате инструкциите на iCard. Ако все още не сте се регистрирали за iCard услугата за бизнес клиенти, преди всичко трябва да инициирате процеса за регистрация и успешно да преминете процедурите за идентификация и верификация, за да откриете своята бизнес сметка и съответно да се възползвате от iCard Payroll.

2.3 За да използвате iCard Payroll е необходимо Вашите Служители са клиенти на iCard с открита iCard персонална сметка.

2.4 След иницииране на процедурата по записване за iCard Payroll, ще бъдете помолени и трябва да подготвите файл със Списък на всички Ваши служители, който съдържа информация за техните три имена, ЕГН/Личен номер на чужденец (NIN), адрес на електронна поща (email) и мобилен номер, които съответният Служител използва за регистрацията си за услугата iCard персонална сметка (iCard Digital Wallet). След като Ваш Служител успешно се е регистрирал за услугата iCard персонална сметка (iCard Digital Wallet) и е преминал успешно процедурите на финансовата институция за неговата идентификация и верификация като клиент на платежни услуги, в Списъка на Вашите Служители по предходното изречение ще се визуализира IBAN на iCard персонална сметка на съответния Ваш Служител. За да изплатите възнаграждения на Вашите Служители чрез функционалността iCard Payroll, трябва да изтеглите от платформата файл за Масово плащане, съгласно образеца, предоставен от iCard, в който файл за Масово плащане трябва да попълните IBAN на iCard персоналните сметки на Вашите Служители от вашия актуален списък със служители . Ако по някаква причина се надвиши размерът на файла или не се използва предоставения от Нас формат, ще бъдете помолени и трябва отново да го качите коректно в iCard бизнес платформата, за да продължите с iCard Payroll. Преди да качите файла, трябва да изпълните задължението си да получите съгласие от страна на Служителите си iCard да обработва техните лични данни за целите на iCard Payroll. Вие сте длъжни по всяко време да поддържате актуална и вярна информация в Списъка за Вашите Служители, които имат валиден сключен договор за iCard персонална сметка, вкл. да актуализирате тази информация поне всеки месец преди подаването на файла за Масово плащане. Ние не носим никаква отговорност за актуалността и верността на информацията, която Вие ни предоставяте за Вашите Служители и за сумите, които да им бъдат изплащани. Информацията, която трябва да бъде предоставена от Вас на iCard,съгласно инструкциите на последното, за да може iCard да Ви предостави iCard Payroll, включва следните данни за Вашите служители – имена, ЕГН/личен номер на чужденец, мобилен номер и адрес на електронна поща (email), с които Вашият служител се е регистрирал за iCard персонална сметка.

2.5 В случай, че лице, посочено в Списъка на Вашите Служители, престане да бъде Ваш Служител (без значение причината за това), Вие сте длъжни своевременно да актуализирате Списъка на Вашите Служители. Ние не носим отговорност в случай, че не сте актуализирали своевременно Списъка на Вашите Служители и в него фигурират лица, които вече не са Ваши Служители. Вие заплащате месечна такса по т. 6.2. за всяко лице, което отговаря на условията по същата точка и което е включено в Списъка на Вашите Служители, вкл. и за тези лица, които са престанали да бъдат Ваши Служители, но Вие не сте актуализирали Списъка на Вашите Служители своевременно.

3. iCard персонални сметки на Служителите

3.1 Вие разбирате и се съгласявате, че за да използвате функционалността за изплащане на възнаграждения към Вашите Служители (iCard Payroll), е необходимо всеки един от Вашите Служители да е свалил мобилното приложение iCard Digital Wallet и да се е съгласил с приложимите Договори, както и да е преминал успешно през процедурите на iCard за идентификация и верификация, за да бъде открита персонална сметка за електронни пари, по която Вие да можете да изплащате дължимите суми, използвайки iCard Payroll.

3.2 iCard има законоустановеното задължение да идентифицира и верифицира самоличността на Вашите Служители в съответствие с приложимото законодателство относно мерките срещу изпиране на пари и финансиране на тероризма, нашите вътрешни процедури във връзка с прилагането на тези мерки, както и процедурите и приложимите правила на Картовите организации. Платежните услуги, включително сметката и картата/ите, няма да бъдат активни и достъпни до успешното завършване на процедурата по идентификация и верификация. iCard има право да изисква всякакви допълнителни документи, лични или други сходни данни, оригнали или нотариално-заверени копия на лични или други документи, по всяко време. iCard има правото да откаже да предостави платежни услуги и да открие платежна сметка на който и да е Ваш Служител, в случай че iCard има достатъчно основание да подозира, че са налице изпиране на пари, финансиране на тероризъм, Служителят присъства в черни списъци на Картовите организации и/или вътрешни такива списъци на Финансовата институция.

3.3 В случай че Служителят вече е титуляр на iCard персонална сметка, iCard ще преведе възнаграждението по вече съществуващата сметка за електронни пари на Служителя.

3.4 В случай, че договорът за платежна услуга iCard персонална сметка на Ваш Служител е прекратен на каквото и да е основание, считано от месеца, следващ месеца, в който е настъпило прекратяването, Вие не дължите такса за такъв Служител и не можете да изплащате възнаграждение на такъв Служител чрез функционалността iCard Payroll.

4. Издаване на iCard Карти за Служителите

4.1 Физическата карта за плащане на ПОС терминални устройства, плащания в Интернет, теглене на пари в брой на ATM, свързана към персоналната сметката на Вашия Служителя към неговия iCard Digital Wallet, не се издава автоматично на Служителите Ви. Тя трябва да бъде изрично поръчана от Вас посредством iCard Payroll , за което Ние имаме право да Ви начислим такса за издаване.

4.2 По Ваше искане и след като предоставите необходимата информация и документация за вашите Служители, iCard ще издаде и достави iCard картите, носещи логото на Картовите организации и ембосирани с имената на съответния Служител в качеството му на картодържател. Картите по iCard Payroll мога да бъдат брандирани с Вашето лого само при условие, че iCard и Картовите организации предварително одобрят предложения дизайн.

4.3 iCard Картите се доставят на Вас (на регистрирания адрес на управление на дружеството) и е Ваше задължение да разпространите получените карти на Вашите Служители, спазвайки правилата за защита на данни, предвидени в Раздел 7. Картите ще бъдат доставени неактивни и могат да бъдат активирани от Служителите след успешното завършване на процедурите за идентификация и верификация на последните.

4.4 Таксата за издаването на Картата за Вашите Служители е определена в Тарифата за iCard Payroll. Времето за доставка на поръчаните карти се определя при потвърждаване на поръчката в онлайн профила Ви за iCard Payroll.

5. Изплащане на възнаграждението на Служителите

5.1 След като успешно сте качили необходимия файл за Масов превод в iCard бизнес платформата и след като Служителите Ви са преминали успешно през процедурите по идентификация и верификация, ще имате възможността да преведете дължимото възнаграждение на всички Служители, които са титуляри на активни iCard персонални сметки, през iCard Payroll. Служителите, които все още не са преминали през процедурите за идентификация и верификация няма да могат да получат възнаграждението си посредством iCard Payroll .

Изплащането на възнагражденията се започва чрез отбелязване на Служителите, на които желаете да изплатите възнаграждение, и след посочване на размера на дължимото възнаграждение от Ваша страна за всеки Служител. С натискането на бутона „Съгласявам се“ или „Продължи“, или друг подобен бутон, Вие потвърждавате, че извършвате неотменимо платежно нареждане към нас за извършване на Масов превод и дебитирате Вашата сметка със сумата на Масовия превод, ведно с всички приложими такси.

5.2 В случаите, в които Балансът по Вашата сметка е достатъчен да покрие Масовия превод и приложимите такси (ако има такива), iCard ще извърши незабавно превода в рамките на същия работен ден.

5.3 В случаите, в които Балансът по Вашата сметка не е достатъчен да покрие Масовия превод и приложимите такси (ако има такива), iCard ще откаже да изпълни трансакцията и ще Ви уведоми за това на същия работен ден.

5.4 iCard не носи каквато и да е отговорност спрямо Вас или Вашите Служители относно заплащане на какъвто и да е вид данъци или осигуровки, както и не носи отговорност за коректно изчисляване на дължимите суми към съответните лица. Вие носите пълната отговорност за спазване на приложимото законодателство, в т.ч. трудово, данъчно и осигурително, както и за коректно изчисляване на дължимите суми към Вашите Служители.

6. Такси за Услугата

6.1 Всички дължими такси за използване на iCard Payroll са включени в Тарифата за тази услуга, която може да бъде променяна от Нас съобразно приложимото законодателство. Ще бъдете надлежно уведомени за всички промени в Тарифата по отношение на iCard Payroll, като същите ще бъдат и посочени във Вашия профил за iCard услугите и на уебсайта.

6.2 За всеки Ваш Служител, който е надлежно верифициран от Финансовата институция, има действащ договор за iCard персонална сметка, включен е във Вашия списък на Ваши Служители за iCard Payroll и чиято националност е на държава извън Европейското икономическо пространство (ЕИП), Вие дължите месечна такса в размер, определен с тарифата за iCard Payroll. Тази такса се начислява и удържа до 10-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася и се удържа автоматично от Нас от средствата по Вашата сметка за електронни пари iCard for Business. Таксата е приложима за всеки Ваш Служител по изречение първо на тази разпоредба, вкл. и в случай че неговата iCard персонална сметка е блокирана по каквато и да е причина или ако не получава възнаграждение от Вас, но фигурира във Вашия Списък на служители за iCard Payroll.

6.3 Вие разбирате и се съгласявате, че ние имаме правото да се удовлетворим във връзка с всякакви Ваши задължения незабавно, щом последните станат изискуеми, по силата на Договора за iCard бизнес сметка или друго споразумение, като дебитираме или изтеглим директно парични средства от Вашата бизнес сметка или като прихванем всякакви наши задължения към Вас. Ние ще Ви уведомим за основанието, сумата и вальора на този вид операции.

7. Защита на данни

7.1 Всяка от Страните ще спазва по всяко време задълженията си, породени от приложимото право за защита на личните данни, във връзка с обработването на личните данни по време на изпълнение на задълженията си по настоящите Допълнителни Условия, включително като поддържат валидна и актуална политика за поверителност.

7.2 Вие се задължавате да въведете и поддържате необходимите технически и организационни мерки за предотвратяване на неразрешено или незаконно обработване на лични данни или данни на картодържателите или PIN и за предотвратяване на случайната загуба или унищожаване или повреда или незаконно използване на същите. Вие трябва да приведете в действие и да поддържате необходимите технически и организационни мерки за предотвратяване на неразрешено или незаконно съхранение, достъп и обработка на информация за данните на картодържателите, за случайна загуба или унищожаване или повреда на данните или картите на картодържателите. В случай на неразрешено или незаконно съхранение, достъп и обработка на информация за данни на картодържателите, или в случай на случайна загуба или унищожаване или повреда на данни или карти на картодържателите, Вие се задължавате незабавно уведомете iCard писмено.

8. Прекратяване

8.1 Вие можете да спрете да използвате на iCard Payroll по всяко време, без да е необходимо да ни информирате за това и без да дължите такса за това.

8.2 Ние имаме право, по наша преценка (вкл., но не само по технически причини, при съмнение за или при установени злоупотреби от каквото и да е естество, при вероятност от накърняване до доброто име и репутацията на iCard), да прекратим или временно да спрем предоставянето на допълнителната функционалност iCard Payroll по отношение на Вас, за което ще Ви уведомим чрез имейл съобщение. iCard не носи каквато и да е отговорност за обезщетяване на каквито и да вреди, във връзка с прекратяването/спирането на функционалността.

8.3 Ние можем по всяко време да прекратим правоотношението си с Вас, без да Ви уведомяваме предварително, в случаите, когато сте нарушили, която и да е разпоредба на тези условия или закона, включително, но не само законите и подзаконовите актове свързани с мерките срещу изпирането на пари и финансиране на тероризма или нашите вътрешни правила, или правилата на Картовите Организации или други Организации, или в случаите, когато за нас е налице задължение за прекратяване съгласно закона, правилата на Картова организация, или друга такава Организация (например когато предоставянето на Услугата престане да съответства на приложимите Регулации).

8.4 Вие разбирате и се съгласявате, че ние ще преустановим предоставянето на iCard Payroll, когато поради каквато и да е причина Договорът за iCard бизнес сметката бъде прекратен от Нас или от Вас в съответствие с разпоредбите, предвидени в същия.

8.5 Прекратяването на Договора за iCard бизнес сметка, сключен между Нас и Вас, респективно прекратяването на настоящите Допълнителни Условия за iCard Payroll, независимо от причините за това, няма да засегнат правата на Служителите Ви, възникнали по силата на сключените с тях Договори за iCard персонални сметки, и те ще продължат да се ползват от платежните услуги на iCard. В случай, че Вие сте преустановили ползването на функционалността iCard Payroll за период от 10 (десет) или повече последователни месеца, вкл., но не само, ако не са предприемани активни действия по поддържане и актуализация на Списъка на Вашите Служители и/или не са извършвани плащания чрез функционалността и файла за Масово плащане и/или няма Служители във Вашия Списък на Служители, функционалността iCard Payroll се прекъсва в резултат на Вашата неактивност и за да я използвате отново е необходимо отново да преминете процедурата по Раздел 2 по-горе, като предоставите актуална и вярна информация за Вашите Служители.

9. Отговорност и обезщетяване

9.1 Всяка от Страните е длъжна с поведението си да не причинява вреди на насрещната Страна, както и да обезщети насрещната Страна за вредите, понесени от неяв резултат на всякакви и всички искове, претенции (claims), искания, жалби, съдебни решения, основания за носене на отговорност или направени разходи (най-общо, „Претенция”, „Претенции”), на трета страна и:

i) свързани с поведение на Страната, на нейните служители, представители или подизпълнители, което води до нарушение на която и да е разпоредба, гаранция или разяснение, дадени във връзка с Договорите (като например нарушаване на регулаторни изисквания, на сигурност на данните на картодържателите или изискванията за предотвратяване на измами и др.); или

ii) породени от действията, бездействията, грубата небрежност или други сходни нарушения на Страната, на нейните служители или подизпълнители; или

iii) породена от поведението на Страна, на нейните служители или подизпълнители, изразяващо се в неспазване на закон или регулация, включително, но не само във връзка с прилагането на мерки срещу изпиране на пари, със законодателството относно защита на личните данни, предпазването на данни за картодържателите и други правила и регулации.

10. Общи положения

10.1 Разпоредбите на Договора за iCard бизнес сметка, включително Тарифата, ще продължат да имат действие и ще се прилагат спрямо Вас, когато използвате iCard Payroll Вие разбирате и се съгласявате, че настоящите Допълнителни Условия само въвеждат iCard Payroll като допълнителна функционалност на Вашата iCard бизнес сметка и че за неуредените от тези Допълнителни Условия и тарифата за iCard Payroll въпроси се прилагат в пълна степен разпоредбите на Договора за iCard бизнес сметка и Тарифа към него.

10.2 Вие нямате право да прехвърляте своите права и задължения по настоящите Допълнителни Условия или по друг начин да ги възлагате или преотстъпвате на трети лица без нашето предварително писмено съгласие.

10.3 iCard може да прехвърля правата си, произтичащи от настоящите Допълнителни Условия, включително правото си да получава такси, както и правото да възлага на подизпълнители или да прехвърли задълженията си по настоящите Допълнителни Условия на дружества от корпоративната група на iCard или на трето лице, за което iCard ще Ви уведоми в най – кратък срок.

10.4 В случай че Страните не могат да разрешат споровете помежду си, Страните се съгласяват всички спорове между тях да бъдат решавани от компетентния съд в Република България, гр. София. Тези Допълнителни Условия и отношенията между нас и Вас като страни по тях се уреждат от българското право.

10.5 Във връзка с предоставянето на iCard Payroll можете да се свържете с нас по всяко време по следните начини: support@icard.com

10.6 Настоящите условия са актуализирани на 01.04.2025 и са налични на уебсайта www.iCard.com